Do czego służy system v-Maintenance?
Jest to system zdalnego monitorowania i odczytu liczników w kserokopiarkach i drukarkach.
v-Maintenance pomaga w obsłudze Twojego klienta i ułatwia mu utrzymywanie urządzeń w dobrej kondycji technicznej.
Podstawowe funkcje systemu to:
- Zdalny odczyt liczników
- Zdalny odczyt poziomu materiałów eksploatacyjnych
- Rozliczanie CPC
- Przypominanie o konserwacjach (Canon)
- Przyjmowanie wezwań serwisowych
- Wykrywanie pozostałych maszyn klienta
- Zdalna pomoc informatyczna dla klienta
- Łatwy dostęp do sterowników i instrukcji obsługi dla klienta
- Łatwy dostęp do instrukcji serwisowych dla serwisu
- Statystyki
A to dopiero początek … ;)
Z czego składa się system?
System składa się z dwóch elementów:
Wtyczka v-Maintenance - instalowana na komputerze Twojego klienta. Uruchamia się automatycznie wraz z komputerem na którym jest zainstalowana, co kilka godzin odczytuje dane z urządzeń i synchronizuje je z bazą danych u Ciebie w firmie. W razie potrzeby uruchamia komunikat o konserwacji na maszynie (Canon).
v-Maintenance Manager - program zarządzający bazą danych, instalowany na komputerze w Twojej firmie. Umożliwia wyświetlanie i analizę wyników odczytów maszyn. Służy do zarządzania wtyczkami, możesz np. zmieniać logo, opisy, czas odczytów itp.
Szczegóły znajdziesz w instrukcji...
Czy system używa zewnętrznych (pośrednich) serwerów do komunikacji Wtyczka - Manager?
Nie. Komunikacja odbywa się bezpośrednio między Wtyczką a Twoją bazą danych.
Powód jest prosty: Twoje maszyny - Twoi klienci - Twoja baza danych
Istnieją inne rozwiązania tego typu ale wszystkie one opierają się na pracy z systemem przez przeglądarkę internetową czyli tak naprawdę baza danych twoich klientów nie znajduje się u Ciebie w firmie lecz na zewnętrznych serwerach firm pośrednich.
Jakie są wymaganie sprzętowe do uruchomienia systemu v-Maintenance?
Chcemy żeby nasz system był dostępny dla każdej firmy zajmującej się serwisowaniem urządzeń biurowych bez względu na jej wielkość. Dlatego:
Wystarczy zwykły komputer stacjonarny z dowolnym systemem operacyjnym Windows.
Największa w Polsce instalacja systemu v-Maintenance monitoruje obecnie ponad 1000 urządzeń i jest zainstalowana na zwykłym komputerze z systemem XP, procesorem Pentium Dual-Core E5500 2.80 GHz i 3 GB Ram :)
Jasno więc widać że instalacja v-Maintenance nie wymaga żadnych nakładów finansowych na sprzęt komputerowy!
Czy instalacja Wtyczki u klienta jest skomplikowana?
Nie, w dodatku cały proces instalacji i konfiguracji wykonasz w 60 sekund! Nie wierzysz? Obejrzyj film pokazowy -> https://youtu.be/49NWZZPSias
Czas serwisanta jest bardzo cenny, dlatego instalacja Wtyczki u klienta musi być szybka i prosta. Nawet nie ma potrzeby noszenia ze sobą najnowszej wersji Wtyczki ponieważ jest ona zawsze dostępna na naszej stronie w dziale POBIERZ. Personalizacja Wtyczki ( Twoje logo, opisy, dane serwisu itp.) następuje w momencie pierwszej synchronizacji z bazą danych.
Czy mogę zainstalować u klienta więcej niż 1 kopię Wtyczki?
Tak, możesz zainstalować tak naprawdę dowolną ilość Wtyczek u jednego klienta wg zasady jeden komputer = jedna Wtyczka. Możesz za pomocą kilku Wtyczek monitorować jedno urządzenie, nie musisz się bać że się "pogryzą" , system ma odpowiednie zabezpieczenia.
Na którym komputerze u klienta najlepiej instalować Wtyczkę?
Pamiętaj że instalacji możesz dokonać na każdym systemie Windows od XP po 10 bez względu na to czy jest 32 czy 64 bitowy. Aktualizacja z systemu 7,8 na 10 nie przeszkadza w funkcjonowaniu Wtyczki.
Najlepszym wyjściem jest instalacja na kilku komputerach, ponieważ nie będzie wtedy żadnych przerw w dostarczaniu Ci informacji z maszyn w razie np. wyłączenia komputera z powodu urlopu klienta. Za tym rozwiązaniem przemawia też to że każda instalacja Wtyczki jest również automatycznie wyposażona w moduł QuickSupport TeamViewer a co za tym idzie znacznie sprawniej można wesprzeć klienta w razie problemów np. ze sterownikami do urządzenia bez potrzeby angażowania go w ręczne ściąganie potrzebnych plików. Okazuje się że możliwość zdalnego wsparcia informatycznego jest mocnym argumentem przemawiającym za wybraniem Twojej firmy przez klienta.
Jeżeli możesz zainstalować wtyczkę tylko na 1 komputerze:
Wbrew pozorom wybór odpowiedniego komputera a raczej osoby przy nim siedzącej ma duże znaczenie. Bazując na doświadczeniach firm gdzie wdrożono nasz system opracowaliśmy kilka pomocnych rad:
- Ustal kto w danej firmie odpowiedzialny jest za zamawianie tonerów i wzywanie serwisu do usterek/konserwacji urządzeń, jest to najlepsza osoba do instalacji Wtyczki ponieważ ten program ułatwi jej życie i chętnie będzie z niego korzystać, a jeśli np. będzie miała wymieniany komputer będzie pamiętać aby zwrócić się do Ciebie z prośbą o ponowne zainstalowanie Wtyczki.
- Jeśli w danej firmie nie jest jasno ustalone kto "opiekuje" się sprzętem wybierz komputer "pani sekretarki" ponieważ zadziwiająco rzadko jest przy nim coś "grzebane". Wynika to z tego że osoba na tym stanowisku nie ma po prostu czasu na "grzebanie" przy jej sprzęcie. Nawet informatycy się ich boją :)
- Jeśli masz wybór między komputerem stacjonarnym i laptopem, wybierz stacjonarny. Statystycznie komputery stacjonarne psują się znacznie rzadziej niż laptopy które są narażone na uszkodzenia ponieważ są często przenoszone, laptopy częściej też mają czyszczony/przeinstalowywany system operacyjny ponieważ bywają zabierane do domu a tam dobierają się do nich "inni" użytkownicy. Rzadziej zatem będziesz zmuszony do instalacji Wtyczki jeśli wybierzesz sprzęt stacjonarny. Poza tym laptopy często są zabierane z firmy na kilka dni bo np. pracownik jedzie na szkolenie/delegację a Tobie zależy przecież na tym żeby mieć niezakłócony kontakt z klientem i maszyną.
Czy muszę instalować Wtyczkę u klienta za każdym razem gdy ukaże się nowa wersja?
Nie, program ma funkcję automatycznej aktualizacji. Sam sprawdza codziennie czy jest nowsza wersja i w razie potrzeby sam się aktualizuje.
Czy v-Maintenance Manager musi być cały czas uruchomiony aby system działał?
Nie, Manager nie musi być uruchomiony aby system działał, uruchomiony musi być komputer na którym zainstalowaliśmy naszą bazę danych.
WAŻNE! Jednak mimo iż uruchomienie samego Managera nie jest wymagane to jest bardzo zalecane ponieważ system v-Maintenance posiada bardzo ważną funkcję, chodzi o możliwość wysyłania przez Twoich klientów zgłoszeń serwisowych. Oczywiście zgłoszenie zostanie przyjęte przez system mimo że Manager nie będzie uruchomiony ale jeśli zależy wam (a klientom na pewno bardzo zależy) aby jak najszybciej reagować na dane zgłoszenie to utrzymywanie włączonego Managera da wam taką możliwość ponieważ poinformuje on Was o tym natychmiast gdy tylko odbierze wezwanie.
Czy stosować DDNS (dynamiczny dns) jako adres bazy danych mimo iż posiadam stały adres IP?
Bazując na doświadczeniach użytkowników najlepiej jest zawsze stosować DDNS bez względu na to czy posiada się stały adres ip czy nie. Wynika to z tego że np. w sytuacji gdy zmieniamy dostawcę internetu i zapomnimy zawczasu zaktualizować adres bazy danych dla wtyczki (Manager: Ustawienia->Wtyczka 1) to może dojść do sytuacji że Wtyczki nie będą mogły się połączyć. DDNS eliminuje to ryzyko ponieważ ma zawsze taki sam adres więc z punktu widzenia Wtyczki nic się nie zmienia. Kolejną zaletą jest to że nie trzeba się uczyć nowego adresu bazy danych przy każdej jego zmianie ;)
Podsumowując: Tak, zalecamy zawsze stosować DDNS bo jest to po prostu najpewniejsze i najwygodniejsze rozwiązanie.
Czemu widzę taki komunikat?
Taki komunikat można zobaczyć gdy mamy ustawiony niewłaściwy format daty w ustawieniach komputera. Należy ustawić obecnie obowiącujący format czyli rrrr-mm-dd.